ENCRYPTION AT RESTCIFRADO EN REPOSO
AES-256-GCM
More than 30 sensitive field types are encrypted at the application layer with AES-256-GCM before they ever reach Postgres — Social Security numbers (client, spouse, and each dependent), date of birth, medical conditions, family health history, immigration documents, driver's license numbers, address, email, phone, notes, and message content. The encryption key is held in Azure Key Vault and is never written to application logs.
Más de 30 tipos de campos sensibles se cifran a nivel de aplicación con AES-256-GCM antes de llegar a Postgres — números de Seguro Social (del cliente, del cónyuge y de cada dependiente), fecha de nacimiento, condiciones médicas, historial de salud familiar, documentos de inmigración, número de licencia de conducir, dirección, correo, teléfono, notas y contenido de mensajes. La llave de cifrado vive en Azure Key Vault y nunca se escribe en los registros de la aplicación.
ENCRYPTION IN TRANSITCIFRADO EN TRÁNSITO
TLS 1.2+ everywhereTLS 1.2+ en todo
The marketing site, CRM app, and API endpoints all enforce HTTPS with HSTS and modern cipher suites. HTTP requests are redirected to HTTPS at the edge.
El sitio web, la aplicación del CRM y los endpoints de la API exigen HTTPS con HSTS y cifrados modernos. Las peticiones HTTP se redirigen a HTTPS en el borde.
ACCESS CONTROLCONTROL DE ACCESO
Per-agency tenancy + role gatesAislamiento por agencia + roles
Every API request resolves to a single agency and a role (Agency Owner / Agent / Solo Agent / Seat). HIPAA Minimum Necessary is enforced via per-seat permissions configurable by the supervising agent. Agents only see their own clients unless their role explicitly grants more.
Cada petición a la API se resuelve a una sola agencia y un rol (Dueño de Agencia / Agente / Agente Individual / Asistente). El principio de Mínimo Necesario de HIPAA se aplica con permisos por asistente que configura el agente supervisor. Los agentes solo ven sus propios clientes salvo que su rol otorgue más explícitamente.
AUTHENTICATIONAUTENTICACIÓN
Entra + enforced MFA + PIN for PHIEntra + MFA obligatorio + PIN para PHI
Sign-in is delegated to Microsoft Entra External ID. Multi-factor authentication is required by Conditional Access policy on customer sign-ins — a one-time code is delivered by email and users cannot opt themselves out. Revealing PHI (for example an SSN) requires an additional 6-digit PIN, separate from the login credential. Single-active-session enforcement evicts older devices within 10 seconds.
El inicio de sesión se delega a Microsoft Entra External ID. La autenticación de múltiples factores es obligatoria por política de Acceso Condicional en los inicios de sesión de clientes — se envía un código de un solo uso al correo y el usuario no puede desactivarlo por su cuenta. Revelar PHI (por ejemplo un SSN) exige además un PIN de 6 dígitos, distinto de la contraseña. La sesión única activa expulsa los dispositivos anteriores en menos de 10 segundos.
ARTIFICIAL INTELLIGENCEINTELIGENCIA ARTIFICIAL
AI runs inside our Azure tenantLa IA corre dentro de nuestro Azure
Deskte's AI features run on Azure OpenAI Service and Azure AI Speech, inside the same Azure subscription and region as the rest of the platform and covered by the same Microsoft Business Associate Agreement. Your clients' information is not sent to a third-party AI vendor, and prompts are not used to train models.
Las funciones de IA de Deskte corren sobre Azure OpenAI Service y Azure AI Speech, dentro de la misma suscripción y región de Azure que el resto de la plataforma y cubiertas por el mismo Acuerdo de Asociado de Negocios con Microsoft. La información de sus clientes no se envía a un proveedor de IA externo, y los prompts no se usan para entrenar modelos.
AUDIT LOGREGISTRO DE AUDITORÍA
6-year retention · append-onlyRetención 6 años · solo-anexar
Every PHI access (view, decrypt, reveal, export) plus every administrative action (login, role change, suspension) writes a row to activity_logs. The table is enforced append-only by a database trigger — UPDATE is rejected outright. Records are retained at least 6 years per HIPAA §164.530(j)(2).
Cada acceso a PHI (ver, descifrar, revelar, exportar) y cada acción administrativa (inicio de sesión, cambio de rol, suspensión) escribe una fila en activity_logs. La tabla es solo-anexar por un disparador de base de datos — un UPDATE se rechaza de plano. Los registros se conservan al menos 6 años según HIPAA §164.530(j)(2).
PHI EGRESS CONTROLSCONTROL DE SALIDA DE PHI
PHI scanner on outbound emailEscáner de PHI en correo saliente
Every email send — single message or mass campaign — is scanned for SSN, date-of-birth, and medical-label patterns. Detected PHI triggers a confirmation prompt; sends that proceed anyway are audit-logged as email.phi_override per HIPAA §164.312(b).
Cada envío de correo — mensaje individual o campaña masiva — se escanea buscando patrones de SSN, fecha de nacimiento y etiquetas médicas. Si se detecta PHI aparece una confirmación; los envíos que continúan de todos modos quedan registrados como email.phi_override según HIPAA §164.312(b).
RATE LIMITINGLÍMITES DE PETICIONES
Per-IP limits on every public surfaceLímites por IP en toda cara pública
Auth, lead-capture forms, client portal, signature portal, quote/invoice landing, document upload portal, and tracking pixels all have per-IP rate limits. Write actions on token-protected pages get a tighter cap than reads, to deter brute-force token guessing.
Autenticación, formularios de captura, portal del cliente, portal de firmas, páginas de cotización/factura, portal de subida de documentos y píxeles de seguimiento tienen límites por IP. Las acciones de escritura en páginas protegidas por token tienen un tope más estricto que las de lectura, para frenar el adivinado de tokens por fuerza bruta.
SECURE HEADERSCABECERAS SEGURAS
HSTS · X-Frame · CSP
Strict-Transport-Security (2 years + subdomains, preload), Content-Security-Policy with no third-party script origins, X-Frame-Options: DENY, X-Content-Type-Options: nosniff, Referrer-Policy: strict-origin-when-cross-origin.
Strict-Transport-Security (2 años + subdominios, preload), Content-Security-Policy sin orígenes de scripts de terceros, X-Frame-Options: DENY, X-Content-Type-Options: nosniff, Referrer-Policy: strict-origin-when-cross-origin.
